Veel praktijken kunnen hun rendement enorm verhogen door simpelweg efficiënter te werken. Een aandachtsgebied hierbij is ‘time management’. Je bepaalt je eigen agenda. Lees de tips voor het efficiënt omgaan met je tijd.
Agenda planning
Veel praktijken worden de laatste jaren geconfronteerd met een winstdaling: het verschil tussen het tarief en de kosten wordt kleiner. Uit ervaring blijkt echter dat veel praktijken hun rendement enorm kunnen verhogen simpelweg door efficiënter te werken. Het verhogen van hun rendement moet voor deze praktijken de komende tijd een aandachtspunt zijn. Een rendementsverhoging levert op jaarbasis namelijk veel meer op dan de kleine voordelen die worden geboekt via besparingen aan de ‘kosten kant’.
Time management
Een aandachtsgebied voor een efficiëntere werkwijze is ‘time management’. Het kan bijvoorbeeld niet de bedoeling zijn dat patiënten de agenda van de tandarts bepalen. Jij bepaalt je eigen agenda en dient vast te houden aan deze interne afspraken. Dit kan voor veel praktijken een enorme efficiëntieslag betekenen die zijn weerslag heeft op een hogere productie.
Het gevoel ‘geleefd te worden’
Regelmatig geven tandartsen aan op een werkdag geleefd te worden door de agenda. Veel controles achter elkaar. Een pijnklacht onverhoopt tussendoor gepland. Telefoontjes van toeleveranciers. Deze acties zijn vaak ingegeven vanuit de instelling binnen de praktijk om de patiënt te ‘pleasen’. Onder het mom van: patiëntgericht werken en service verlenen. Dit leidt echter tot grote inefficiënties in de dagelijkse werkwijze en tot onrust. Het advies is een omslag te maken in denken. Een andere ‘mindset’ in de omgang met patiënten en derden.
Omslag in denken – ander perspectief
Het advies is dat praktijken veel meer gaan handelen vanuit hun eigen interne afspraken en waarden. Hiermee wordt bedoeld dat je allereerst bedenkt hoe een prettige werkdag eruitziet en wat je dagelijks minimaal wilt omzetten, om de jaarlijkse omzetdoelstelling te halen. Zo begin je met het plannen van je eigen dagschema. Kortom, plan je eigen succes. Vervolgens is het belangrijk om dit dagschema als ‘heilig’ te verklaren in de praktijk. Dit heeft als resultaat dat veel strategischer met kostbare tijd wordt omgegaan.
Tips om dit te bereiken
5 Tips om strategisch om te gaan met je tijd:
1. Stel eenmalig een goede ‘blokplanning’ voor de kamers op en volg deze planning elke dag:
Een vaste planning creëert duidelijkheid en rust, wat tijdwinst gaat opleveren.
2. Afspraken worden alleen gemaakt op tijden dat het de praktijk schikt en niet andersom:
De eigen planning is een weergave van een efficiënte werkdag en wordt daarom als ‘heilig’ verklaard. Hierin concessies doen betekent een negatieve invloed op de efficiëntie en productie van de praktijk.
3. Maak de behandeltijd niet langer als deze tijd niet is gereserveerd:
Doe alleen extra verrichtingen als de agenda dit toelaat. De wachttijd neemt toe en het zelf opgezette (efficiënte) dagschema komt daarmee direct onder druk te staan.
4. Creëer momenten op een werkdag voor niet belangrijke zaken tijdens ‘niet-productie uren’:
Beantwoord mail en telefoontjes, maak behandelplannen en verwerk de administratie buiten de tijden dat patiënten worden behandeld.
5. Geef naar patiënten aan dat zij tijd hebben gereserveerd bij de tandarts:
Het reserveren van tijd maakt duidelijk naar patiënten dat de tandarts voor hen tijd vrijmaakt.
