10 Tips voor effectief werkoverleg
arrow_drop_up arrow_drop_down
10 Tips voor effectief werkoverleg
3 juni 2020 

10 Tips voor effectief werkoverleg

Samenwerken in een praktijk vraagt om onderlinge coördinatie en overleg. Eén-op-één overleg kan direct op de werkvloer gebeuren. Voor breder overleg is het daarnaast goed met het team om de tafel te zitten. Iets wat binnen de meeste praktijken ook periodiek gebeurt. De toegevoegde waarde van het werkoverleg wordt daarbij niet bepaald door de frequentie of de tijdsduur, maar in hoeverre het overleg effectief wordt ingevuld. In dit artikel daarom 10 praktische tips voor een effectief werkoverleg resulterend in een betere samenwerking binnen het team en hogere betrokkenheid van medewerkers.

 

Doelstelling werkoverleg

Om te komen tot een effectieve invulling van het werkoverleg is het allereerst belangrijk om de doelstelling van een overleg helder voor ogen te hebben. Algemene doelen zijn:

  1. Het nemen van beslissingen (/ het maken van werkafspraken)
  2. Het delen van informatie

 

Belangrijke kenmerken van een werkoverleg zijn dan ook:

  • Er wordt de tijd genomen voor overleg zonder te worden gestoord
    De tijd nemen wil overigens niet betekenen, dat een overleg onnodig lang moet duren. In een kwartier kun je ook effectief overleg houden.
  • Medewerkers hebben inspraak
    Actief inspraak geven aan medewerkers vergroot de betrokkenheid en het uitwisselen van ervaringen maakt het mogelijk om de kwaliteit van het werk te verbeteren.

Een werkoverleg is daarmee iets anders dan een brainstorm. Wikipedia geeft hier de volgende definitie van: “Brainstormen is een creativiteitstechniek met als doel snel, veel nieuwe ideeën over een bepaald onderwerp of vraagstuk te genereren.” Hoewel er misschien overlap lijkt te bestaan tussen het werkoverleg en een brainstorm is er wel degelijk een duidelijk onderscheid. Inzicht in dit onderscheid zorgt ook al voor een effectievere invulling van het werkoverleg. Bijvoorbeeld alleen al door niet meer ellenlang ideeën te delen tijdens een overleg zonder duidelijke conclusie aan het eind.

 

Praktische tips

Hieronder 10 praktische tips om te komen tot een effectief werkoverleg. Daarbij zul je zien, dat sommige tips ingaan op het overlegmoment zelf en andere tips betrekking hebben op de opvolging. Niet gek uiteraard, want de effectiviteit van het overleg wordt natuurlijk mede bepaald door waarin het overleg resulteert.

  1. Bereid de te bespreken punten goed voor
    Een goede voorbereiding is het halve werk. De voorbereiding bestaat uit het opzetten van een duidelijke agenda, waarvan onderliggende informatie ook is voorbereid.
  2. Begin op tijd
    Iedereen reserveert tijd voor het overleg, dus is het belangrijk om op tijd te beginnen. Door te wachten op de laatkomers, worden zij min of meer hiervoor beloond (wat natuurlijk niet de bedoeling is).
  3. Kies een voorzitter
    Het kiezen van een voorzitter is één, maar belangrijker nog is dat de voorzitter ook in staat moet zijn het overleg effectief te leiden. Belangrijke punten zijn onder andere het volgen van de agenda, het geven van inspraak en het komen tot een beslissing.
  4. Kies een notulist
    Ook hier geldt weer, dat de notulist wel in staat moet zijn een duidelijk verslag te schrijven, dat kort en bondig is en voorzien van actie- en beslispunten.
  5. Werk notulen snel na het overleg uit
    Een ander belangrijk punt voor de notulist is, dat de notulen kort na het overleg worden uitgewerkt. En dat de besproken actiepunten direct na het overleg worden opgepakt. ‘Er kort op zitten' heeft direct effect op de effectiviteit van het overleg.
  6. Houd je in het overleg aan de opgestelde agenda
    Belangrijke rol voor de voorzitter is om de agenda te volgen. In die overleggen waar dit niet goed gebeurt, is er veelal sprake van een brainstorm. Gestructureerd de agenda volgen zorgt voor duidelijkheid en draagt bij aan een efficiënte tijdsbesteding.
  7. Benoem vooraf de eindtijd (en de geplande tijd per agendapunt bij een volle agenda)
    Door vooraf de eindtijd te benoemen weet een ieder wat hij of zij kan verwachten. Door deze maatregel worden overleggen niet alleen korter, maar dwingt het iedereen ook om in discussies tot een conclusie te komen.Is een discussie nog niet ten einde maar de tijd wel, dan moet de voorzitter ingrijpen. In de meeste gevallen is het verstandig deze discussie in een apart overleg en met een kleinere groep voort te zetten.
  8. Breng oplossingen in
    Verzoek aan de deelnemers is om niet zozeer problemen in te brengen, maar vooral oplossingen. Medewerkers mogen wel problemen aankaarten, maar het is vervolgens belangrijk hen te stimuleren direct ook met oplossingen te komen. Het lijkt erg op elkaar, maar kan een wereld van verschil betekenen. Het – alleen – inbrengen van problemen is namelijk destructief, terwijl het aankaarten van oplossingen juist productief is en zorgt voor betrokkenheid.
  9. Haal het sociale aspect uit een overleg
    Een overleg verliest zijn effectiviteit als het moment ook wordt gebruikt vanuit sociaal oogpunt. Uiteraard is de sociale component ook belangrijk binnen een team, maar door beide los te koppelen gaat het niet ten koste van de effectiviteit van het overleg.
  10. Schaf de rondvraag af
    Tijdens de rondvraag kunnen mensen punten inbrengen, die niet op de agenda staan. Dit is niet nodig. De nieuwe agendapunten kunnen beter meegenomen worden naar het volgende overleg. Daarnaast kost een rondvraag veel tijd, omdat sommigen nog even – zonder enig doel – een zegje willen doen. Afschaffen dus.

 

Tot slot

Houd er rekening mee dat met het volgen van bovenstaande tips niet direct een effectieve ‘overlegcultuur' en effectief ‘overleggedrag' ontstaat. Het heeft tijd nodig. Mijn advies is om vooral door te blijven gaan en deze tips te handhaven. Belangrijkste advies daarbij is allereerst de huidige ‘overlegcultuur' binnen jouw praktijk objectief te evalueren, waarbij de tandarts-praktijkhouder – als leider van het team – vooral kritisch kijkt naar zijn of haar eigen rol hierin. Ik ben namelijk van mening, dat het gedrag van het team grotendeels het resultaat is van hoe de leiderschapsrol is ingevuld.

 

Ondersteuning nodig?

Sjoerd begeleidt praktijken en praktijkhouders in het optimaliseren van de samenwerking en de praktijkorganisatie. Of via 1-op-1 coaching voor de praktijkhouder. Heb je hier ook behoefte aan? Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking via sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl of via 06-14980141.

Over de schrijver
Reactie plaatsen