“Als ik ’s middags naar huis ga, vraag ik mij regelmatig af waar ik toch zo druk mee ben geweest.” Deze ervaring gaat helaas op voor veel praktijkmanagers. Je wordt dan ‘geleefd door de dag’ en daardoor ben je vaak niet in staat daadwerkelijk nieuwe acties op te pakken of verbeteringen door te voeren. In dit artikel deel ik tips voor de praktijkmanager die wel tot verbeteringen kunnen leiden.
Urgent vs. belangrijk
Binnen praktijken wordt vaak veel werk verzet. Het gaat er dan ook niet om hoeveel werk wordt verzet, maar vooral of de goede werkzaamheden worden verzet. De ‘Prioriteiten matrix’ helpt hierbij.
In deze matrix worden de werkzaamheden gecategoriseerd op de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid. Met in elk kwadrant twee eenvoudige voorbeelden uit het scala van werkzaamheden van een praktijkmanager binnen een tandartsenpraktijk.
Kwadrant 1: Wel belangrijk – Wel urgent
– Kapotte autoclaaf laten repareren
– Reageren op klacht van patiënt
Kwadrant 2: Wel belangrijk – Niet urgent
– Praktijkwebsite maken
– Protocollen schrijven
Kwadrant 3: Niet belangrijk – Wel urgent
– Verjaardagskaart versturen
– Voicemails nabellen
Kwadrant 4: Niet belangrijk – Niet urgent
– Bloemen water geven
– Ramen zemen
Vooral de ‘belangrijke’ werkzaamheden dragen eraan bij, dat het kwaliteitsniveau van de praktijk omhoog gaat. Juist deze werkzaamheden zorgen dus voor een verdere professionalisering en verbetering.
Hoe word je minder ‘geleefd’?
Het gevoel om ‘geleefd te worden’ ligt voornamelijk verscholen in het uitvoeren van werkzaamheden uit de kwadranten 1 en 3. Oftewel, je wordt geleid door de urgentie van de werkzaamheden en je wordt dus ‘geleefd’ doordat er continu nieuwe (urgente) verzoeken op je ‘to do’-lijst bijkomen. Waarna je direct weer aan de slag gaat om deze snel op te lossen, want ze zijn tenslotte urgent.
Het verschil kan worden gemaakt door je meer te richten op die werkzaamheden die belangrijk zijn (richt je dus meer op werkzaamheden uit kwadrant 2). En in mindere mate door de urgentie van de werkzaamheden (richt je dus minder op werkzaamheden uit kwadrant 3).
Wat ga je morgen anders doen
Mijn ervaring is dat een kleine aanpassing in je dagschema al een groot verschil kan maken. Advies is je werkdag in te delen in blokken, waarin je vooraf bepaald welke werkzaamheden je per blok gaat uitvoeren. Eigenlijk ga je dus vooral tijd inplannen (per dag, week of maand) voor je ‘kwadrant 2’ werkzaamheden.
Tips
De volgende tips dragen bij aan een effectieve en efficiënte invulling van de werkzaamheden van een praktijkmanager. Zodanig dat een praktijk wel in staat is continu te verbeteren.
1. Aandacht voor verbetering
Kerntaak van de praktijkmanager is om de praktijk te verbeteren en te professionaliseren. In de praktijk blijkt echter vaak, dat de praktijkmanager nog te veel bezig is met lopende zaken.
2. Pro-actieve houding
Verbeteren begint ook met kansen zien en signaleren. Richt je aandacht als praktijkmanager dus ook meer op de punten waarop de praktijk kan verbeteren (wees pro-actief), en niet alleen op hetgeen op je af komt (reactief).
3. Eigen werkplek
Een praktijkmanager moet de tijd en ruimte hebben om de werkzaamheden te doen, die losstaan van het primaire proces van de praktijk (het behandelen van patiënten). Een praktijkmanager die zijn werkplek heeft aan de balie is niet efficiënt. Thuiswerken kan een hele goede manier zijn om rustig aan de ‘kwadrant 2’ werkzaamheden te werken.
4. Duidelijk gedefinieerde rol
Het moet duidelijk zijn voor het team welke werkzaamheden door de praktijkmanager worden opgepakt. En dat dit niet altijd direct merkbaar hoeft te zijn in de dagelijkse gang van zaken binnen de praktijk of op de werkvloer. Zo moet het voor een team duidelijk zijn, dat de praktijkmanager soms niet bereikbaar is, omdat hij of zij dan met ‘kwadrant 2’ werkzaamheden bezig is.
5. Affiniteit met de werkvloer
Verder is het belangrijk voor de praktijkmanager om kennis te hebben van tandheelkundige zorg (niet per se van tandheelkunde zelf dus) en ook regelmatig op de werkvloer aanwezig te zijn. Alleen dan ben je in staat om ook pro-actief mogelijke verbeteringen te zien.
Conclusie
Als de praktijkmanager in staat is zijn of haar werk goed in te delen, word je minder geleefd en is de praktijk beter in staat continu te verbeteren. Hopelijk kunnen deze tips voor de praktijkmanager daaraan bijdragen.
Tot slot
In de cursus 'Werken met doelen' leer je wat te doen om minder geleefd te worden.
