Een autonoom functionerende praktijk - Dé doelstelling van elke praktijkhouder?

Er zijn veel ontwikkelingen gaande binnen de Mondzorg en ook binnen praktijken gebeurt er veel. Mede door alle ambities van tandarts-praktijkhouders, zoals uitbreiding van de praktijk, groei in preventie zorg en een efficiëntere agendaplanning. Echter, volgens mij heeft elke tandarts-praktijkhouder daarnaast nog een ander doel, welke niet tot nauwelijks wordt uitgesproken. Namelijk het doel de praktijk autonoom te laten functioneren. Wat is dat eigenlijk ‘een autonoom functionerende praktijk’? En hoe bereik je dat?

Autonoom functionerende praktijk

Je zou een praktijk als succesvol kunnen zien als je als tandarts-praktijkhouder niet meer alle beslissingen zelf hoeft te nemen. Het gaat dan over alledaagse beslissingen – en dus niet strategische – zoals de vakantiedagen van medewerkers, het openen of dichtzetten van een agenda of de aanschaf van extra instrumenten. Hoe prettig zou het niet zijn als je je als praktijkhouder niet meer met dergelijke zaken hoeft bezig te houden? Anders gezegd, als je de dagelijkse praktijkvoering in de praktijk hebt gedelegeerd naar het team.

Maar wat is dan eigenlijk een autonoom functionerende praktijk? Hierbij kun je denken aan:

• Een praktijk waarin anderen dan de praktijkhouder de dagelijkse beslissingen nemen.
• Een praktijk die gewoon doordraait als de praktijkhouder afwezig is.
• Een praktijk die niet afhankelijk is van één of enkele personen.

Micromanagement als valkuil

Tandarts-praktijkhouders zien hun praktijk veelal als ‘hun kindje’. En dat is ook logisch voor iets waar je heel veel energie en tijd in stopt. Dit kan erin resulteren, dat de tandarts-praktijkhouder alle beslissingen via hem of haar wil laten lopen, omdat hij of zij van alles op de hoogte wil zijn en blijven. Het resultaat is echter, dat medewerkers geen zelfstandige beslissingen kunnen of willen nemen zonder eerst de praktijkhouder te consulteren. Iets wat veel energie kost voor de praktijkhouder en hem of haar nauwelijks rust geeft. Dergelijk micromanagement is een valkuil voor veel praktijkhouders.

Daarnaast verwachten praktijkhouders vaak net zoveel inzet van de medewerkers. En onvrede of weerstand vanuit het team wordt door de tandarts-praktijkhouder daardoor vaak als een persoonlijke belediging ervaren. Als een gevoel van: “Ik geef de medewerkers zoveel en dan krijg ik deze onvrede (/ weerstand / reactie) terug.”

‘Systeem’ vs. Medewerker

De oorzaak hiervoor ligt veelal niet bij de medewerkers zelf, maar in ‘het systeem’. Kijk vooral naar de manier zoals met elkaar wordt omgegaan, het vertrouwen dat medewerkers krijgen van de praktijkhouder en de manier van aansturing door de praktijkhouder. Dergelijke aspecten horen bij de systematiek van werken in een praktijk en zijn veelal de oorzaak voor de mate van betrokkenheid vanuit medewerkers.

Dus als alle problemen en beslissingen altijd op het bord van de praktijkhouder komen, is dit veelal niet de schuld van de medewerkers. Veel eerlijker is het beantwoorden van de vraag of medewerkers wel voldoende vrijheid krijgen om zelfstandig beslissingen te nemen?

Werk slimmer, niet harder

De grote vraag naar zorg in praktijken zorgt voor een cultuur van hard werken. Van doorwerken, omdat de volgende patiënt alweer zit te wachten. En van gewoon je werk doen en patiënten helpen.

Daarentegen wordt er maar beperkt tijd gereserveerd om na te denken en te beoordelen in hoeverre het werk beter of slimmer kan worden gedaan. En wel omdat de meeste medewerkers binnen de praktijk primair met zorgverlening bezig zijn en daar ook bijna 100% van hun tijd aan besteden. Maar wat zou het de praktijk kunnen opleveren als medewerkers meer de ruimte en tijd krijgen om ook bezig te zijn met de vraag hoe het werk structureel slimmer gedaan kan worden? Ook door hen het vertrouwen te geven om vooral wél oplossingen en ideeën aan te dragen. De oplossing zit dus in ‘het systeem’ en niet in de medewerkers.

De voorwaarden

Waar veel praktijken, praktijkhouders en praktijkmanagers dagelijks mee bezig zijn, is ‘het blussen van brandjes’. Dit komt er vooral op neer, dat als problemen zich voordoen deze snel opgelost moeten worden. Dit zorgt voor reactief gedrag. Om te komen tot een autonoom functionerende praktijk moet je elk brandje aanschouwen als een probleem, dat niet alleen opgelost moet worden maar waarvoor ook een structurele oplossing voor wordt gecreëerd. Hoe start je daarmee?

Allereerst is het belangrijk om de voorwaarden te creëren voor ‘het systeem’ dat leidt tot een autonoom functionerende praktijk:

1. Focus op structurele oplossingen
   Een goede praktijk bouw je niet alleen op door vroeg te beginnen, veel uren te maken en veel patiënten te zien. Meer zorg leveren leidt niet zomaar tot meer resultaat. En een structureel hoge werkdruk is ook niet goed. Het is beter een deel van de werktijd te richten op een efficiëntere werkwijze en het creëren van structurele oplossingen.
2. Durf te delegeren
   Angst voor delegeren is het geloof, dat niemand een probleem zo goed kan oplossen als jijzelf. Deze denkwijze beperkt echter enorm, doordat alle problemen dan altijd op jouw bord komen. En door te delegeren, maak je jezelf juist vervangbaar en is de praktijk niet meer afhankelijk van één persoon.
3. Durf medewerkers te vertrouwen
   De traditionele opvatting is, dat medewerkers niet te vertrouwen zijn. Echter, als 3% niet te vertrouwen blijkt, is dat reden om 97% van het team te onderwerpen aan strenge regels? Het levert de praktijk volgens mij veel meer oplossingen en ideeën op als je het team vanuit de basis vertrouwt, wat hen aanspoort veel meer betrokken te worden.

‘Management by wandering around’

Het creëren van bovengenoemde voorwaarden zal ertoe leiden, dat medewerkers meer gaan meedenken in de praktijkvoering om elk ‘brandje’ om te zetten in een structurele oplossing. Hierdoor kun je als praktijk de weg inslaan naar een autonoom functionerende praktijk.

Vervolgens vraagt dit van de praktijkhouder een ‘management by wandering around’. Dit houdt in dat je veel op de werkvloer rondloopt om signalen op te pikken en medewerkers stimuleert hierin mee te denken. Om zo oplossingen te creëren, die vanuit het team komen, door het team gedragen worden en met kennis van de werkvloer tot stand zijn gekomen. Wat op termijn zal resulteren in een praktijk die niet meer afhankelijk is van de praktijkhouder of enkele personen, maar autonoom kan functioneren.

Conclusie

Veel praktijken werken heel hard. En veel praktijkhouders houden alle problemen het liefst op hun eigen bord. Een combinatie die elk jaar voor veel omzet zorgt, maar ook voor veel stress bij de praktijkhouder. Daarentegen zou elke praktijkhouder – volgens mij – als primaire doelstelling moeten hebben om de praktijk te laten groeien naar een autonoom functionerende praktijk. Oftewel, een praktijk die niet meer afhankelijk is van één of enkele personen en ook doordraait bij afwezigheid van de praktijkhouder. De weg daar naartoe begint met het creëren van de juiste voorwaarden.

Bronnen:

• Semco-Stijl. Het inspirerende verhaal van de meest opzienbarende werkplek ter wereld. Ricardo Semler, 10^e druk, 2007 (Forum Amsterdam).