"Elk overleg komen altijd dezelfde punten voorbij!” is een veelgehoorde klacht vanuit praktijken. Ik heb het geluk om regelmatig werkoverleggen bij te mogen wonen binnen praktijken. Altijd interessant om te horen – en vooral te zien – hoe dergelijke overleggen verlopen. Hoewel medewerkers naar mij uiten graag werkoverleg te willen, worden deze vaak ervaren als saai en oninteressant. Waarom houd je eigenlijk een werkoverleg? Hoe kan het effectiever? Dit artikel gaat in op deze vragen en sluit af met een aantal praktische tips. En dan niet over de vorm van het overleg zelf, maar vooral tips over de inhoud en de opzet van de gehele interne overlegstructuur.
Doel van een werkoverleg
In Nederland kennen we een echte overlegcultuur. ‘Bila’s’ (Bila is de afkorting van een bilateraal gesprek: een gesprek onder vier ogen tussen manager en medewerker.), ‘calls’ en heisessies zijn aan de orde van de dag. Binnen praktijken valt dit – gelukkig – erg mee. Sterker nog, het gebeurt mij regelmatig dat medewerkers binnen een praktijk de wens uiten om zelfs vaker te overleggen. Is dat verstandig?
De frequentie van het werkoverleg is – net als de duur – niet zo belangrijk. Een goed werkoverleg is een overleg, dat effectief is. Daarvoor is het belangrijk je allereerst af te vragen welk doel we eigenlijk voor ogen hebben met een werkoverleg.
Als je inzoomt op de doelen komen globaal de volgende punten naar voren:
- Het informeren van medewerkers
- De mogelijkheid geven aan medewerkers invloed uit te oefenen
- Medewerkers betrekken bij de praktijkvoering
- Besluiten nemen
Valkuilen
Het overleg binnen praktijken wordt echter lang niet altijd als efficiënt ervaren. De volgende valkuilen kunnen hiervan de oorzaak zijn:
- Het overleg duurt te lang
Dit slokt veel energie op en het overleg wordt zo een bron van irritatie. - Agendapunten zijn niet voor iedereen van belang
Hierdoor verslapt de aandacht van medewerkers en daalt de effectiviteit van het overleg. - Negativiteit overheerst
Dit als gevolg van het feit, dat het overleg wordt gezien als een moment om vooral te klagen. ‘Klagen’ is je ongenoegen uiten zonder ook oplossingen of verbeteringen aan te dragen. - Agendapunten zijn achterhaald
De agenda van het overleg wordt gevuld met punten uit de afgelopen weken, wat onderlinge afstemming vereist wat inmiddels al lang ‘tussen de bedrijven door’ is geregeld.
Werkoverleg vs. Brainstorm
Twee definities:
Een werkoverleg is wat anders dan een dagelijkse werkbespreking of een briefing. Een werkoverleg wordt voorbereid, heeft een agenda en er wordt een verslag van gemaakt. Bij een werkoverleg hebben alle aanwezigen een mate van inspraak.
Brainstormen is een creativiteitstechniek met als doel snel, veel nieuwe ideeën over een bepaald onderwerp of vraagstuk te genereren. Het kenmerk van een brainstormsessie is dat het waardeoordeel over de geopperde ideeën wordt uitgesteld totdat alle ideeën zijn opgesomd.
Interne overlegstructuur
Mijn advies is niet één van beide vormen te kiezen, maar vooral om beide vormen in gedachte te nemen als oplossing hoe de praktijk brede overlegstructuur effectiever kan worden georganiseerd. Daarbij gaat het – volgens mij – vooral om een combinatie van factoren.
Denk aan een structuur die ingaat op (opgesomd van kleine, alledaagse zaken tot belangrijke praktijkvraagstukken):
- Alledaagse knelpunten
Voor alledaagse knelpunten is het belangrijk, dat deze direct kunnen worden aangekaart, worden opgepakt, een beslissing wordt genomen en de uitkomst aan het gehele team wordt gecommuniceerd. De communicatie kan verlopen via de whatsapp groep, Dental Rules, Visutaal, DentalPlek of een intern overdrachtsboek.
Voordeel: Snel beslissen, waardoor knelpunten direct aangepakt worden.
Nadeel: Er is niet de tijd om rustig een onderwerp te bespreken of te overdenken.
Aandachtspunt: Dat het gehele team altijd geïnformeerd wordt. - Periodiek werkoverleg
Reserveer periodiek de tijd om onderwerpen te bespreken, die meer verdieping, overleg en/of discussie vragen. Bij het overleg kan het gehele team aanwezig zijn of alleen die personen die de onderwerpen aangaan.
Voordeel: Tijd nemen voor verdieping en betrokkenen om mening vragen.
Nadeel: Onderwerpen kunnen enkele weken ‘stil liggen’ tot het moment van overleg.
Aandachtspunt: De opvolging na het overleg heeft grote invloed op de effectiviteit. - Adhoc brainstorm
Belangrijke beslispunten van de praktijk vragen om verdieping en de inbreng van nieuwe ideeën. Denk aan de overgang naar een digitale workflow, verdere taakdelegatie binnen het team of het veranderen van de interne overlegstructuur. Via een brainstorm komen er nieuwe ideeën en input vanuit het team, maar ook om de implicaties van dergelijke beslissingen voor de praktijk en het team in kaart te brengen. Kies één onderwerp, reserveer voldoende tijd en ga brainstormen.
Voordeel: Ideeën inbrengen vanuit alle lagen in de praktijk, wat betrokkenheid vergroot.
Nadeel: Ineffectief als er niet voldoende tijd en rust voor wordt gecreëerd.
Aandachtspunt: Vragen om iemands mening, betekent ook dat je er iets mee moet doen. Dus niet gebruiken als de uitkomst al vaststaat.
Conclusie
Interne afstemming en overleg vormen een belangrijk ‘smeermiddel’ binnen de praktijk. Advies is dan ook om de eigen ‘overlegstructuur’ kritisch te beoordelen. Waar en hoe kan het overleg effectiever? Kern van mijn advies gaat om een hybride vorm te bepalen, die ingaat op de alledaagse knelpunten tot belangrijke beslissingen. Waarbij het team om haar inbreng wordt gevraagd van kleine details tot aan grote investeringen. En wel omdat het team vaak hele goede ideeën heeft en dit de betrokkenheid vanuit het team enorm verhoogt.
Bronnen
- https://nl.wikipedia.org/wiki/Brainstormen
Kijk voor verdere informatie ook op www.dentalinfo.nl. Dé website voor mondzorgprofessionals.
