Met de groeiende omvang van praktijken en de toenemende eisen rondom wet- en regelgeving neemt de werkdruk binnen praktijken toe. Vooral management taken nemen toe. Om als praktijk goed ‘te draaien’ wordt de structuur van de praktijkorganisatie steeds belangrijker. Het wel of niet aanstellen van een praktijkmanager is een groot dilemma. Dit artikel geeft tips over de organisatiestructuur en de rol van praktijkmanager.
Rollen van de tandarts / praktijkhouder
De tandarts / praktijkhouder dient zich goed bewust te zijn van de drie rollen, die hij kan of moet vervullen:
1. Tandarts
De tandarts / praktijkhouder staat aan het hoofd van het tandheelkundige team.
2. Ondernemer
De tandarts / praktijkhouder heeft geïnvesteerd in de praktijk, loopt daarmee grote ondernemersrisico’s en is dus ook altijd ondernemer.
3. Manager
De manager is verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering van de praktijk: ‘het smeermiddel’.
Rol praktijkmanager
De tandarts / praktijkhouder is uiteraard opgeleid als tandarts. Deze rol zorgt veelal voor het grootste werkplezier. Voor een goed rendement van de onderneming, zal de tandarts / praktijkhouder zich ook als ondernemer moeten opstellen. Deze rol kan niet worden gedelegeerd, omdat de tandarts / praktijkhouder zelf de ondernemersrisico’s draagt. De rol van praktijkmanager echter kan wel gedelegeerd worden binnen de praktijk. Ook aan deze rol dient altijd invulling te worden gegeven. Ofwel door de praktijkhouder en anders door een medewerker.
Oorzaken voor een slecht draaiende praktijk
Steeds vaker spreek ik ontevreden praktijkhouders, die de volgende ervaringen delen:
- De tandarts / praktijkhouder stopt enorm veel tijd en energie in de praktijk zonder dat dit de gewenste verbeteringen oplevert.
- De tandarts / praktijkhouder besteedt steeds meer tijd aan management en minder aan patiëntenzorg.
- De tandarts / praktijkhouder en het team geven aan dat een heldere structuur met duidelijke afspraken ontbreken.
Oorzaken
Het team van zorgverleners binnen de praktijk groeit en daarmee wordt de samenwerking van groot belang voor een goed lopende praktijk. De invulling van de ‘praktijkmanager’ rol blijkt veelal van grote invloed te zijn of de praktijk wel of juist niet goed loopt. De volgende oorzaken komen naar voren bij een slecht functionerende praktijk:
- De rol van praktijkmanager is in zijn geheel niet ingevuld. De tandarts / praktijkhouder maakt hier geen tijd voor en heeft de taken ook niet gedelegeerd.
- De management taken zijn gedelegeerd aan meerdere personen. Dit zijn vaak assistenten, die deze taken naast hun vaste werkzaamheden uitvoeren. Bijkomend risico is dat een duidelijke eindverantwoordelijkheid ontbreekt en de management taken nooit prioriteit krijgen en zodoende blijven liggen.
Tips voor een goede organisatiestructuur
De organisatiestructuur van de praktijk is van grote invloed op een goed lopende praktijk. Uitgangspunt zou moeten zijn, dat iedereen zijn kerntaken en verantwoordelijkheden heeft en kent. Zowel binnen het proces van zorgverlening en de balie, als ook rondom de management taken. Er dient dus altijd minimaal één verantwoordelijke te zijn aangewezen voor de rol (let op: niet de functie) van praktijkmanager.
Een goede organisatiestructuur is van grote invloed op de efficiëntie, het werkplezier en de service naar patiënten. Drie tips om te komen tot een goed lopende praktijk:
1. Management is geen kostenpost
Zie de rol van praktijkmanager niet als een kostenpost, maar als een indirecte bron van inkomsten.
2. Smeermiddel is noodzakelijk
Geef altijd invulling aan de rol van praktijkmanager, ofwel door deze rol als praktijkhouder op te pakken ofwel door deze te delegeren. Vergeet niet: elke praktijk heeft ‘smeermiddel’ nodig om goed te lopen.
3. Leg verantwoordelijkheden vast
Maak voldoende tijd beschikbaar om goed invulling te kunnen geven aan de rol van praktijkmanager en leg bijbehorende verantwoordelijkheden duidelijk vast.
Dit artikel is ook geplaatst op Dental INFO.
[button size=”small” align=”left” link=”/contact/” linkTarget=”_blank”]Neem contact op[/button]
