Een simpel systeem voor inzicht in de geldstromen van je praktijk.
Inleiding
De ambitie voor iedere praktijkhouder is in ieder geval een goedlopende praktijk, die tevens financieel gezond is. Hierin zitten twee aspecten, die echter niet altijd samengaan. Een goedlopende praktijk is namelijk niet altijd een financieel gezonde praktijk. Een goedlopende praktijk resulteert vaak in een goede praktijkomzet. Dit kan echter nog steeds betekenen, dat de praktijk moeite heeft om facturen te betalen – ‘van factuur naar factuur gaat’ – en weinig reserves heeft opgebouwd. Dit als gevolg van de aanzienlijke kosten. Met de huidige stijging van de kosten is het des te meer aan de orde de praktijk financieel gezond te maken. In dit artikel wordt het simpele systeem van ‘Profit First’ toegelicht.
Gewoon hard doorwerken
Wellicht heb je ook het gevoel, dat je te weinig geld op de bank hebt staan. Met als gevolg, dat je ‘van factuur naar factuur leeft’. Hoe gezond is de praktijk als je hoge schulden hebt? Of hoe gezond is de praktijk als je na één nieuwe maand lockdown failliet zou zijn?
Bijvoorbeeld: De praktijk kan de factuur van het tandtechnisch lab niet direct voldoen, terwijl bijbehorende omzet is ontvangen binnen de praktijk. Het geld is echter al gebruikt om andere facturen te voldoen.
Herken jij dit ook? En hoe pak je dit aan? Het meest gebruikte antwoord is: ‘gewoon hard doorwerken’. Hard doorwerken om vooral nog meer omzet te maken. De gedachte is veelal, dat als we maar harder, langer en efficiënter werken er uiteindelijk wel iets goeds uit zal komen. Alsof op een wonderbaarlijke manier alle schulden, financiële zorgen en stress zullen verdwijnen.
Groter is niet beter
De praktijk verder te laten groeien is eveneens vaak de gedachte deze gezond te laten worden en zo de financiële problemen achter je te laten. Verdere groei is echter ook meer schulden aangaan of hogere kosten creëren. Een financieel gezonde praktijk bereik je niet door meer omzet, maar allereerst door meer winst te maken.
Als de praktijk geen winst maakt, is men veelal geneigd te denken dat het niet snel genoeg groeit. Dit komt voort uit de formule: ‘Omzet – Kosten = Winst’. Maak zo veel mogelijk omzet, betaal vervolgens alle facturen en wat er overblijft is de winst. Vanuit deze formule is de drijfveer om de omzet continu verder op te drijven, terwijl er niet per definitie meer winst uitkomt. Groter is dus niet beter.
Wat is de oplossing?
Er is een verschil tussen geld maken (omzet genereren) en geld verdienen (winst maken). De oplossing is echter doodeenvoudig: ‘pak eerst je winst’. Als je namelijk direct de winst ‘pakt’ van elke Euro die er binnenkomt, zal je financieel gezonder worden.
Hoe werkt dat precies? Profit First is in essentie het potjes-systeem wat de mensen vroeger al gebruikten. Iedere vrijdag verdeelde men het weeksalaris over een aantal potjes. Er ging wat geld in het potje voor de boodschappen, een deel in het potje voor de woonlasten en er was een potje voor kleding voor de kinderen. Als men boodschappen ging doen, nam je alleen het geld mee uit het potje ‘boodschappen’, en je gaf geen geld uit wat voor andere doelen was bedoeld. Profit First is hetzelfde systeem, alleen dan voor je zakelijke geld. En in plaats van potjes of enveloppen, heb je meerdere bankrekeningen. Voor ieder doel één.
Winst is niet eenmalig
Het goed benutten van dit systeem van meerdere bankrekening vraagt ook om een andere mindset over ‘winst’. Winst is momenteel maar al te vaak een eenmalig iets. Iets wat aan het einde van het jaar overblijft. Winst is daarentegen niet iets wat je moet uitstellen. Winst moet je nu en altijd nemen.
De vier basisdoelen van je zakelijke geld zijn volgens Profit First: Winst, Salaris, Belastingen en Kosten. Je hebt minimaal 5 bankrekeningen, namelijk een rekening voor elk van deze vier basisdoelen en een rekening waar alle omzet wordt ontvangen: de Ontvangstenrekening. Eens per twee weken verdeel je al je ontvangsten – de praktijkomzet dus eigenlijk – over de vier doelen van je geld: Winst, Salaris, Belastingen en Kosten. Je betaalt vervolgens de rekeningen van leveranciers uit het kostenpotje, de belastingaanslagen uit het belastingenpotje en je maakt iedere maand een salaris over naar je privé rekening uit het salarispotje.
Op de Winstrekening reserveer je van iedere Euro die je ontvangt minstens 1% winst. Maar het kan uiteraard ook 5% of meer zijn. Eens per kwartaal neem je de helft van die winst als bonus. Je keert het letterlijk aan jezelf uit. De andere helft parkeer je op een zakelijke spaarrekening. Je spaart zo voor een buffer en om winstgevende investeringen te doen voor de praktijk.
Tot slot
Het werken volgens deze methode begint met het openen van een Winstrekening. Een tweede stap is om de lat niet te hoog te leggen. Sterker nog: leg de lat lager. De lat heel hoog leggen is niet altijd de beste manier om financieel gezond te worden. Als je winstgevend wilt zijn, kun je beginnen met de lat lager te leggen. Door namelijk te beginnen met het consequent ‘pakken’ van een kleine winst, maak je de start naar een financieel gezonde praktijk. En met het opzetten van een dergelijk overzichtelijk systeem, creëer je ook rust en zekerheid over jezelf. Dit is de weg naar een praktijk zonder stress over je financiën.
Bronnen
- Profit First. Een simpel systeem om je bedrijf te transformeren van een cash-eating monster in een money-making machine. Mike Michalowizc. Van Duuren Management, april 2017.
- www.paperdork.nl/profit-first-methode/
Coaching en advies
Het Profit First systeem maakt nu ook onderdeel uit van mijn vernieuwde coachings- en adviestraject voor tandartspraktijken. Mijn ondersteuning voor praktijken heeft een verbeterde opzet gekregen, waardoor ik je nog scherper en alomvattend kan helpen.
Nieuwsgierig welke doelen ik je help realiseren voor je praktijk? Je ontdekt ze op de pagina ‘Coaching en advies’. Meer informatie of een vrijblijvend kennismakingsgesprek aanvragen kan hier ook.
'Think Forward' Brainstorm
Herken je bovenstaande? En wil je ook graag naar een financieel gezonde praktijk toewerken? Meld je dan aan voor de 'Think Forward' Brainstorm om samen met mij - Sjoerd Kuiken - eens vrijblijvend van gedachte te wisselen.
Kijk voor verdere informatie ook op www.dentalinfo.nl. Dé website voor mondzorgprofessionals.
