Houdt u een dossier bij omdat het moet? Steeds vaker is dossiervoering een punt van aandacht. Mede door de herziening van de KNMT-richtlijn Patiëntendossier in december 2014. De nadruk ligt dan vooral op de onderdelen die vanuit de richtlijn verplicht vastgelegd moeten worden in het dossier. Wat vaak onderbelicht blijft is, dat uitgebreide dossiervoering ook een toegevoegde waarde heeft voor de kwaliteit van zorgverlening en voor de praktijk. De voordelen van dossiervoering op een rijtje.
Spanningsveld tussen meer dossiervoering en efficiënter werken
In de KNMT-richtlijn Patiëntendossier wordt gesteld dat dossiervoering van belang is in het kader van:
– verantwoording en toetsbaarheid
– kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening
In artikelen, cursussen en IGZ inspecties ligt de nadruk vervolgens vooral op de verplichte onderdelen die in ieder dossier vastgelegd moeten worden. Dit in het kader van verantwoording en toetsbaarheid. Daarmee wordt het uitbreiden van dossiervoering door tandartsen vooral als een verplichting gezien, die veel werklast met zich meebrengt. Deze extra last past daarmee niet in het zoeken naar een efficiëntere praktijkvoering, waar veel tandartsen op dit moment mee bezig omdat het rendement van de praktijk onder druk staat.
Door tandartsen wordt een ‘spanningsveld’ ervaren tussen meer dossiervoering en efficiënter werken. Ik ben van mening dat dit spanningsveld er niet hoeft te zijn. En dat een uitgebreider dossier alleen maar toegevoegde waarde oplevert voor de praktijk.
De voordelen
Uitgebreide dossiervoering levert heel veel voordelen op die tegenwoordig nog maar beperkt worden onderkend en benut. En doordat de zorgverlening meer en meer een teamprestatie wordt, zullen deze voordelen in de toekomst alleen maar groter worden.
1. Zorgverlening is geen momentopname maar een proces
Zonder een goed bijgehouden dossier bestaat de zorgverlening uit losse momentopnamen na elkaar. Echter, mondzorg is een continu proces waarbij de patiënt frequent wordt gezien. Door van elk bezoek (in het bijzonder bij het periodiek mondonderzoek) ook goede verslaglegging te doen en in de tijd te beoordelen, is de tandarts veel beter in staat om de verleende zorg als een proces te overzien. Om zodoende in te kunnen spelen op ontwikkeling van de mondgezondheid van de patiënt.
2. Kwaliteit van zorg neemt toe door de kans op fouten te reduceren
Louis van Gaal zei ooit: “Kwaliteit wordt geleverd door de kans op fouten te reduceren”. In plaats van te vertrouwen op de informatie die we in ons hoofd opslaan, maakt het delen en beschikbaar hebben van informatie de kans op fouten kleiner. Het patiëntendossier is uiteraard de centrale plek waar al deze informatie samenkomt.
3. Effectiviteit van geleverde zorg wordt zichtbaar
Door gegevens vast te leggen stelt een tandarts zichzelf in staat om de effectiviteit van de geleverde zorg te beoordelen. Nogmaals, mondzorg is een proces van zorgverlening. De laatste fase binnen het proces is de evaluatie fase. Zonder goede vastlegging is het niet mogelijk het effect te meten. Dit wordt wel mogelijk door bijvoorbeeld de volgende zaken consequent vast te leggen én periodiek te evalueren:
– DPSI-score
– succes van de endodontische behandeling
– reden en levensduur van een restauratie
– pijnklachten als gevolg van cariës
– effecten bij behandelbeleid Mondzorg Jeugdigen
4. Regie van zorgverlening ligt bij de tandarts
De zorg wordt tegenwoordig door steeds meer zorgverleners geleverd. Zowel binnen één praktijk als via horizontale en verticale verwijzing. De tandarts dient de regie te hebben en te houden over de zorgverlening. Alleen diegene die alle informatie centraal beschikbaar heeft in het patiëntendossier, kan de regie voeren over de zorgverlening. Belangrijk daarbij is uiteraard dat er goede afspraken zijn gemaakt omtrent het verwijzen door en rapporteren naar de hoofdbehandelaar.
5. Bespreken van een zorgdoel geeft richting aan de zorg
Binnen de KNMT-richtlijn Patiëntendossier is het wenselijk een zorgdoel vast te leggen. Kenmerk van het stellen van doelen is dat dit richting en focus oplevert. Het bespreken van het zorgdoel met patiënten levert een toekomstgericht gesprek. Het zorgdoel kan vervolgens als kapstok dienen bij het bespreken van behandelplannen, wat de acceptatie van behandelplannen vergroot.
6. Dossiervoering is uitermate goed te delegeren
Wat wordt vastgelegd in het patiëntendossier, is uiteraard een keuze van de tandarts. Echter, het daadwerkelijk vastleggen van de informatie in het dossier, kan prima door een niet-tandarts worden uitgevoerd. Door duidelijke afspraken te maken en assistenten ook goed te instrueren, kan de dossiervoering grotendeels worden gedelegeerd. Dit uiteraard altijd onder supervisie van de tandarts.
Resultaat dossiervoering
Dit resulteert erin dat dossiervoering helemaal niet veel extra tijd vraagt van de tandarts. En de tandarts juist en vooral tijd kan besteden aan het beoordelen van alle informatie in het dossier. Alleen dan zullen alle voordelen namelijk volledig tot zijn recht komen.
[button size=”small” align=”left” link=”/contact/” linkTarget=”_blank”]Neem contact op[/button]
Delegeren is de oplossing bij dossiervoering | Kuiken Praktijkmanagement
op 23 Mar 2016