Waarom je geen functioneringsgesprekken moet doen
Waarom je geen functioneringsgesprekken moet doen
24 januari 2018 

Waarom je geen functioneringsgesprekken moet doen

In steeds meer praktijken worden jaarlijks functioneringsgesprekken gevoerd. Uit ervaring blijkt, dat het heel lastig is deze gesprekken effectief te laten zijn. Dit blijkt vaak al uit het feit, dat het gebruikelijk is deze gesprekken standaard eenmaal per jaar te houden. Waarbij er veel aandacht uitgaat naar de vorm van het gesprek, de te bespreken onderwerpen en de verslaglegging. Oftewel, de nadruk ligt nog steeds heel erg op de uitvoering en (naar mijn mening) te weinig op het resultaat van het gesprek. Ook wordt het houden van functioneringsgesprekken in veel tandartspraktijken nog te vaak als verplicht af te werken exercitie gezien. En te weinig als effectief middel ter verbetering van de praktijk, het team en de medewerkers. In dit artikel wordt besproken welke kenmerken leiden tot effectieve gespreksvoering met het personeel.

Doe geen functioneringsgesprekken
Veelal is de opzet binnen tandartspraktijken, dat er eenmaal per jaar een functioneringsgesprek wordt gevoerd. De volgende nadelen zie ik vaak terugkomen in dergelijke gesprekken als gevolg van een verkeerde uitvoering:

1.     Er wordt te veel teruggekeken.
Tijdens gesprekken wordt er heel veel teruggekeken naar wat er veelal niet goed ging. Echter, het doel van het gesprek is toch vooral om vertrouwen uit te spreken en waar nodig aan te zetten tot verdere verbeteringen. Advies is dan ook tijdens het gesprek toch vooral samen vooruit te kijken.

2.     Het gesprek is eenrichtingsverkeer.
Het gesprek moet tweezijdig worden gevoerd. Dit houdt in dat zowel de medewerker als de tandarts / praktijkhouder de gelegenheid moeten krijgen zich te uiten. Leidraad voor het gesprek is dat beiden ongeveer de helft van de tijd aan het woord zijn.

3.     Er worden geen actiepunten, verbeterpunten of afspraken vastgelegd.
Het gesprek moet gericht zijn op de toekomst, op ontwikkeling en op wederzijdse afspraken. Dit vraagt om concrete acties en afspraken. Een gesprek is dan ook niet klaar zolang er geen concrete acties en afspraken zijn geformuleerd.

4.     De vervolg gesprekken (vanaf het tweede jaar) kennen een herhalend patroon.
Vaak worden de functioneringsgesprekken als losse moment opnamen gezien, waardoor er bij de vervolg gesprekken een herhalend patroon optreedt. Advies is deze gesprekken veel meer te zien als onderdeel van een proces.

Alternatief voor functioneringsgesprekken
Zorg wordt geleverd door mensen. Dit betekent automatisch, dat de grootste uitdaging voor de tandarts / praktijkhouder is om de goede medewerkers te behouden. Dit kan door ze veel ruimte te geven en doorgroeimogelijkheden te bieden. Om onder andere hierop beter op in te spelen gaan of hebben meerdere organisaties de personeelsgesprekken in een andere opzet ‘gegoten’. En wel omdat de eerdere gesprekken niets meer waren dan een achteruitkijkspiegel, terwijl er juist behoefte is aan vooruitkijken in deze snel veranderende wereld. Het jaarlijkse functioneringsgesprek voldoet daar niet meer aan: “Eén keer per jaar een bloemetje meenemen op je trouwdag maakt nog geen goed huwelijk.”. Maar hoe ziet het alternatief er dan uit?

Wat veel beter werkt is om doorlopend in gesprek te zijn met werknemers. Dit creëert een goede arbeidsrelatie, waardoor ook de praktijk beter gaat presteren. Dit vraagt enerzijds om een tandarts / praktijkhouder die vooral flexibel omgaat met de personeelsgesprekken. Veel in gesprek zijn en de intensiteit verhogen, indien daar behoefte of noodzaak voor is. En daarnaast wordt er steeds meer gekozen voor een vorm, waarbij medewerkers elkaar beoordelen. Bijvoorbeeld via 360° feedback.

Wat is 360° feedback?
De vorm van 360° feedback is erop gericht om medewerkers zichzelf feedback te laten geven. In plaats van te oordelen over medewerkers kun je hen beter over zichzelf laten oordelen. Dat is namelijk veel leerzamer. Als er een sfeer van groot onderling vertrouwen heerst, is zelfkritiek meestal ook zinniger. De tandarts / praktijkhouder moet dus ook toewerken naar onderling vertrouwen met zijn team.

Daarnaast wordt binnen de 360° feedback vorm ook feedback van directe collega’s gevraagd. Het gaat dan om collega’s die de medewerker goed kennen. Aangevuld met feedback van de direct leidinggevende (veelal de tandarts / praktijkhouder zelf). Deze laatste is ook diegene die de input van alle feedback gevers verzameld en dit gebruikt in het gesprek met de medewerker.

Proactief en betrokken
In tegenstelling tot de vaste structuur van het jaarlijkse functioneringsgesprek neem je als tandarts / praktijkhouder veel meer verantwoordelijk om permanent te streven naar een goede arbeidsrelatie met betrokken en enthousiast personeel. Maar dat niet alleen. Door de 360° feedback krijgt de medewerker ook veel meer verantwoordelijkheid hierin, doordat hij actief wordt betrokken.

Dit kan betekenen – als daar behoefte en noodzaak toe is – dat de tandarts / praktijkhouder elke twee maanden een gesprek heeft met een medewerker, welke overigens helemaal niet lang hoeven te duren. Het gaat ten slotte niet om het gesprek zelf, maar vooral om hetgeen ermee wordt bereikt.

Tot slot
In vergelijking met het jaarlijkse functioneringsgesprek lijkt er met deze vorm ineens heel veel meer gevraagd te worden van de tandarts / praktijkhouder. Dit lijkt zo, maar is niet de bedoeling. Met de 360° feedback vorm wordt de medewerker gestimuleerd meer verantwoordelijkheid te nemen voor het eigen functioneren en de eigen tevredenheid binnen de praktijk. De tandarts / praktijkhouder faciliteert dit proces. Voorwaarde is een groot onderling vertrouwen. Dit alles draagt bij aan het succes van het team en de medewerkerstevredenheid, waardoor eventuele problemen ook veel meer pro-actief kunnen worden aangepakt.

360 graden feedback formulier
Binnen de Dental Management Toolkit worden vele praktische formulieren en protocollen beschikbaar gesteld voor tandartspraktijken. Een handige tool om als praktijk op weg geholpen te worden en niet zelf het wiel uit te vinden. Lees hier meer over de Dental Management Toolkit.

Over de schrijver
Reactie plaatsen