Regelmatig geven tandartsen aan te werken met een meerkamerplanning. Vaak is er echter sprake van een één-kamer-planning uitgevoerd op meerdere kamers. In die situaties is het rendement niet hoger (t.o.v. de standaard één-kamer-planning), maar zijn vooral de kosten hoger. Een ongewenst tegengesteld effect. Daarom in dit artikel de Do’s and Don’ts van een meerkamerplanning.
De 5 Do’s and Don’ts meerkamerplanning
1. Plan op meerdere kamers
Don’t – Een meerkamerplanning inplannen op één kamer in het planningsysteem geeft geen overzicht.
Do – Door de planning over twee of meerdere kamers te laten lopen in het planningsysteem wordt visueel gemaakt op welke momenten behandelingen ‘in elkaar geschoven’ kunnen worden. De ‘tandarts flow’ tussen de kamers wordt zichtbaar en geeft rust en inzicht voor rendementsverbetering.
2. Werk met een (preventie)-assistente op elke kamer
Don’t – Regelmatig werkt de tandarts op meerdere kamers, zonder dat op elke kamer een vaste (preventie)-assistente aanwezig is. Dit maakt het werken volgens automatismen lastig en is daardoor inefficiënt.
Do – Op elke behandelkamer werkt vast een (preventie)-assistente. De assistente is verantwoordelijk voor deze kamer en verlaat de kamer niet als een patiënt of de tandarts in de behandelkamer aanwezig is.
3. Plan de langere behandelingen als eerste
Don’t – Het vooruitplannen van periodieke controles resulteert erin dat agenda’s vollopen. Dit doet inbreuk op het efficiënt inplannen van de langere (renderende) behandelingen.
Do – Door de langere behandelingen als eerste te plannen (bijvoorbeeld 3 tot 4 weken vooruit) is hier altijd ruimte voor op korte termijn. De periodieke controles wordt op korte termijn ingepland en zodoende gebruikt om de nog openstaande plekken op te vullen.
4. Houd je aan de ‘blokplanning’
Don’t – Vaak wordt de patiënt de mogelijkheid geboden om zelf het tijdstip te kiezen. Echter, als patiënten de planning bepalen, weet je zeker dat deze inefficiënt is.
Do – Afspraken worden alleen gemaakt op tijden dat het de praktijk schikt en niet andersom. De eigen planning is een weergave van een efficiënte werkdag en daarom als ‘heilig’ verklaard. Hierin concessies doen betekent een negatieve invloed op de efficiëntie en productie van de praktijk. En nee, patiënten ervaren dit niet als patiënt onvriendelijk zolang de receptioniste dit helder en netjes verwoord.
5. Delegeer handelingen
Don’t – Een meerkamerplanning kan niet renderen als assistenten geen handelingen gedelegeerd krijgen.
Do – Door handelingen te delegeren kunnen behandelingen in elkaar overlopen en ontstaat een efficiënte ‘flow’ voor de tandarts. Taken voor de (preventie)-assistenten zijn bijvoorbeeld het binnenhalen van de patiënt, het afnemen van de medische intake, het uitvoeren van diverse handelingen, het verlenen van nazorg voor de patiënt en het begeleiden van de patiënt naar de receptie.
Tot slot
Wil je weten op welke manier jouw praktijk meer rendement kan behalen? Lees meer over de Professionele Praktijk Analyse.
