Dé podcast met praktijkvoorbeelden over goede en praktische
oplossingen voor de tandartspraktijk. Voor nieuwe inspiratie en om niet altijd
zelf het wiel uit te hoeven vinden.
Inleiding
Met het verhogen van
de efficiëntie vanuit de agendaplanning en binnen de behandelkamer wordt het
voor stoelassistenten steeds lastiger om gedurende de werkdag ook de
werkzaamheden in de sterilisatieruimte uit te voeren. Hierdoor zie ik binnen
grotere praktijken – en soms ook al bij relatief kleinere praktijken – de
ontwikkeling naar de intrede van een omloop assistente. Uiteraard is dit een
extra kostenpost voor de praktijk. Daarnaast ben ik van mening, dat een betere
focus en afbakening van de verschillende werkzaamheden – iets wat dus bereikt
kan worden met een omloop assistente – ook tot een hogere efficiency kan
leiden. Dit zorgt namelijk voor rust. Niet alleen in de behandelkamer, maar ook
in het hoofd. Vooral omdat veel medewerkers in de tandartsenpraktijk ervaren
geleefd te worden.
Wat bedoel ik nu
eigenlijk precies? Met meer focus vanuit de stoelassistente bedoel ik dat zij
meer in de behandelkamer aanwezig is en zich alleen nog maar haar aandacht
hoeft te richten op wat daar moet gebeuren. En dus niet tegelijkertijd hoeft te
denken aan het aanzetten van de thermodesinfector, het opnemen van de telefoon
of het doen van de bestellingen.
In die situaties
waarbij focus ontbreekt, wordt er vooral veel ‘gemultitaskt’. Dit voorbeeld
voor de stoelassistente is vergelijkbaar met de werkzaamheden aan de balie. Of
voor de praktijkmanager op kantoor. Ook tandartsen zie ik regelmatig allerlei
andere taken afhandelen tussen – of soms zelfs tijdens – behandelingen. We
multitasken wat af met elkaar in de tandartspraktijk.
De term ‘multitasken’
wordt vaak in positieve zin gebruikt voor medewerkers die in staat zijn ‘alle
ballen in de lucht te houden’ gedurende de werkdag. Onderzoek wijst echter uit,
dat multitasken helemaal niet werkt. En dat multitasken vooral zorgt voor
stress en onrust. Ook wel het gevoel, dat je de hele dag ‘wordt geleefd’.
Het werkgeheugen in
ons brein is namelijk helemaal niet in staat meerdere dingen tegelijk te doen.
De volgende test levert het bewijs hiervoor. Tel zelf van 1 t/m 10 en meet de
tijd. Doe hetzelfde met het opnoemen van de letters a t/m j. Als je deze twee
reeksen vervolgens tegelijk wilt opnoemen, dus 1a, 2b, 3c, etc. en ook hiervan
de tijd opmeet, zul je ervaren dat je in dit laatste geval vier tot vijf keer
zo lang bezig bent als wanneer je de twee lossen reeksen apart opzegt. Kortom,
het bewijs dat multitasken niet werkt.
Zoals gezegd zit het
knelpunt in ons werkgeheugen. Het is veel beter om werkzaamheden niet te
onderbreken. Dus eerst het ene afronden, voordat we doorgaan met het andere.
Resultaat is dat we zodoende efficiënter werken. Maar tevens is het resultaat,
dat dit veel minder fouten en minder stress oplevert.
Probleem is echter,
dat we zelf vooral de neiging hebben ons af te laten leiden. Ons brein wordt
verleid te schakelen naar nieuwe dingen. Om bijvoorbeeld op onze mobiel te
kijken, een e-mail tussendoor te gaan beantwoorden of om even in de
sterilisatieruimte te gaan kijken. De uitdaging is dus je niet te laten
verleiden andere werkzaamheden tussendoor te doen. Het is vooral belangrijk
focus te behouden en werkzaamheden eerst volledig af te ronden.
Zoals ik al heb gezegd
is mijn advies voor praktijken om iedere medewerker veel meer focus te laten
leggen op de eigen taken. En om taken niet naast elkaar of tegelijk uit te
voeren. Dit is inefficiënt en zorgt voor een grotere kans op fouten. Niets is
ook zo efficiënt als taken in één keer goed uitvoeren.
Mijn advies is dus om
vooral een ‘single-tasker’ te worden. Dit kun je voor jezelf versterken door de
werkdag in blokken in te delen. Niet alleen een blokplanning voor de
agendaplanning kan hierin werken, maar dus ook een blokplanning voor de balie,
de omloop assistente of de praktijkmanager. Denk bijvoorbeeld aan blokken voor
het verzetten van afspraken, het verwerken van de post en het nabellen van
openstaande facturen. Daarnaast is het advies alle ‘tussendoor’ verleidingen zo
veel mogelijk te blokkeren. Zet bijvoorbeeld telefoon en e-mail op bepaalde
tijden uit. Of doe de deur dicht als je een blok kantoortijd efficiënt wilt
besteden.
Nogmaals, wordt een single-tasker.
Door vooral te focussen en af te bakenen. Dit zorgt voor minder fouten en
minder stress. Op deze manier krijg je ook eerder de taken af, die hoge
prioriteit hebben en zul je ervaren minder geleefd te worden.
Vragen?
Hopelijk heb ik je hiermee kunnen inspireren ook zelf veranderingen door te voeren als je ervaart dagelijks ‘geleefd te worden’. Bij vragen naar aanleiding van deze podcast, kun je altijd contact opnemen via sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl of 06 – 1498 0141.
