De oorzaken en adviezen voor een autonoom functionerende praktijk
Inleiding
Eerder heb ik een artikel geschreven over het onderliggende doel dat – volgens mij – elke tandarts-praktijkhouder zou moeten hebben, namelijk het doel de praktijk steeds meer autonoom te laten functioneren. Vanuit praktijkhouders krijg ik inderdaad ook veel deze wens te horen. Desondanks ervaar ik ook, dat het tandarts-praktijkhouders lang niet altijd lukt om zijn of haar organisatie te laten groeien naar een meer autonoom functionerende praktijk. Waarom is dat? In dit artikel de oorzaken plus adviezen.
Autonoom functionerende praktijk
Je zou een praktijk als succesvol kunnen zien als je als tandarts-praktijkhouder niet meer alle beslissingen zelf hoeft te nemen. Het gaat dan over alledaagse beslissingen – en dus niet de strategische – zoals de vakantiedagen van medewerkers, het openen of dichtzetten van een agenda of de aanschaf van extra instrumenten. Hoe prettig zou het niet zijn als je je als praktijkhouder niet meer met dergelijke zaken hoeft bezig te houden? Anders gezegd, als je de dagelijkse praktijkvoering in de praktijk hebt gedelegeerd naar het team.
Maar wat is dan eigenlijk een autonoom functionerende praktijk? Hierbij kun je denken aan:
- Een praktijk waarin anderen dan de praktijkhouder de dagelijkse beslissingen nemen.
- Een praktijk die gewoon doordraait als de praktijkhouder afwezig is.
- Een praktijk die niet afhankelijk is van één of enkele personen.
De oorzaken
Hieronder schets ik zeven veel voorkomende oorzaken, waarom het praktijken – ondanks de wens daartoe – nog lukt te groeien naar een meer autonoom functionerende organisatie:
1. Verkeerd voorbeeldgedrag
Veel praktijkhouders houden zich dagelijks nog heel veel bezig met het ‘blussen van brandjes’. Oftewel, het oplossen van dagelijkse problemen, waar medewerkers tegenaan lopen. Op deze manier wordt echter het ‘verkeerde’ voorbeeld gegeven, namelijk dat medewerkers de problemen op het bord van de praktijkhouder kunnen leggen en deze zo worden opgelost.
Om het team meer zelfstandig te laten opereren is het dus van belang voor de praktijkhouder om allereerst medewerkers bij ‘brandjes’ vooral om oplossen te vragen in plaats van zelf op te lossen. “Wat is jouw oplossing?” of “Hoe gaan we het oplossen?” zijn goede vragen om als praktijkhouder aan je medewerkers te stellen.
2. Focus op micromanagement
Tandarts-praktijkhouders zien hun praktijk veelal als ‘hun kindje’. En dat is ook logisch voor iets waar je heel veel energie en tijd in stopt. Dit kan erin resulteren, dat de tandarts-praktijkhouder alle beslissingen via hem of haar wil laten lopen om zo van alles op de hoogte te zijn en blijven. Dit wordt ook wel micromanagement genoemd.
Advies is je als praktijkhouder vooral bezig te houden met macromanagement. Om als praktijkhouder niet bezig te zijn met het blussen van brandjes, maar vooral met het implementeren van verbeteren die helpen brandjes in het vervolg te voorkomen. Oftewel, focus bij ieder ‘brandje’ op de structurele oplossing, dat hetzelfde ‘brandje’ zich niet nogmaals voordoet.
3. Geen verantwoordelijkheid
Veel praktijkhouders geven aan, dat zij medewerkers zeker wel verantwoordelijkheden geven. Als probleem wordt door praktijkhouders echter veelal aangegeven, dat medewerkers hun verantwoordelijkheden niet nemen. In dat kader is het voor praktijkhouders dan ook belangrijk zich het volgende af te vragen. In hoeverre heb je ook aan desbetreffende medewerker(s) gevraagd verantwoording af te leggen?
Anders gezegd, het toewijzen van verantwoordelijkheden gaat niet alleen over iemand aanspreken als dingen fout gaan. Maar dien je als praktijkhouder vooral ook actief te vragen aan desbetreffende medewerker(s) om regelmatig verantwoording af te leggen. Dit stimuleert en draagt bij aan het nemen van de verantwoordelijkheid.
4. Resultaat onduidelijk
De wens binnen een autonoom functionerend team is om medewerkers zo veel mogelijk zelfstandig te laten beslissen en uitvoeren. Als praktijkhouder bepaal je uiteraard wel de richting. Valkuil is echter om je als praktijkhouder vooral bezig te houden met de uitvoering, zoals het micromanagement wat hierboven al aan de orde is gekomen.
Advies is juist vooral het gewenste eindresultaat duidelijk te hebben. Bijvoorbeeld door heel duidelijk te maken, waarop een medewerking wordt afgerekend. Aan een medewerker die verantwoordelijk is voor de bestellingen kan bijvoorbeeld het gewenste eindresultaat zijn, dat binnen de praktijk niet mag worden ‘misgegrepen’.
5. Capaciteiten niet goed benut
Naast het vragen om verantwoording af te leggen, is het ook van belang om verantwoordelijkheden vooral toe te wijzen aan de juiste medewerkers. Niet alle medewerkers willen namelijk verantwoordelijkheid. In dat kader is het ook van belang om niet zozeer te kiezen op vaardigheden, maar vooral iemand extra verantwoordelijkheden te geven op basis van iemands motivatie. En in hoeverre medewerkers met extra verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk enig natuurlijk leiderschap binnen het team genieten.
6. Te veel focus op de systemen
Binnen praktijken wordt nogal eens – ten onrechte – te veel waarde gehecht aan het gebruik van kwaliteitsmanagementsystemen. Dergelijke systemen zijn zeker van grote toegevoegde waarde voor praktijken om interne processen te stroomlijnen. Dit gaat echter niet automatisch, want het blijven nog altijd mensen die hiermee moeten werken. De aanschaf van dergelijke systemen zullen dus niet automatisch resulteren in een meer autonoom functionerende praktijk.
De rol van de praktijkhouder
Het creëren van een autonoom functionerende praktijk vraagt allereerst vooral een veranderende rol van de praktijkhouder. Vanuit het besef dat het creëren van een autonoom functionerende praktijk dus vooral begint bij de invloed van de praktijkhouder. Dus stop met wijzen naar wat het team en medewerkers misschien verkeerd doen of nalaten, maar begin te kijken naar je eigen rol als praktijkhouder. In hoofdlijnen verandert de rol van de praktijkhouder van een ‘uitvoerend probleemoplosser’ naar een ‘coachende rol’ richting het team.
Tot slot
Kortom, los van de genoemde oorzaken is het vooral belangrijk je als praktijkhouder bewust te worden van je eigen invloed richting het team. En dus te stoppen met de rol van ‘uitvoerend probleemoplosser’.
Bij het doormaken van de verandering naar een autonoom functionerende praktijk zijn verder de volgende twee zaken heel belangrijk. Enerzijds om je vertrouwen richting het team continu kenbaar te maken en anderzijds te accepteren als er fouten worden gemaakt. Want wie geen fouten maakt, heeft ook geen verantwoordelijkheden gekend.
En tot slot misschien wel het belangrijkste advies. Het creëren van een autonoom functionerende praktijk begint met het uitspreken van de wens daartoe. Maar krijgt alleen vervolg als dit vanuit de praktijkhouder ook echt als een concreet doel wordt aangepakt. Met alleen het uitspreken van de wens, maar zonder de vereiste focus, tijd en inspanning zal de praktijkorganisatie namelijk niet veranderen. Kortom, jouw praktijkdoelstelling voor 2024 kan wellicht zijn te groeien naar een autonoom functionerende praktijk.
