De veelheid aan eisen waarop wordt geïnspecteerd door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ; voorheen IGZ) maakt dat tandartsen vaak niet exact weten aan welke eisen dient te worden voldaan en hoe hieraan te voldoen. Men ziet door de bomen het bos niet meer. Daarnaast is het voor een tandarts vaak een hele inspanning om naast alle patiëntbehandelingen deze maatregelen te realiseren. Met dit artikel wordt een up-to-date handreiking gegeven om deze organisatorische maatregelen gestructureerd en volledig te regelen.
Noot: Vanwege de praktische insteek voor praktijken bevat onderstaande opsomming ook onderwerpen, die geen onderdeel uitmaken van de inspectie van IGJ. Deze zijn hier echter wel meegenomen, omdat praktijken ook deze zaken wel op orde moeten hebben.
Drie invalshoeken
Voldoen aan alle IGJ eisen houdt in dat vanuit diverse invalshoeken maatregelen genomen moeten worden:
– Bewustzijn en kennis van de teamleden (= uitvoering)
Denk aan het bewustzijn over het eigen handelen en kennis rondom hygiëne eisen uit de WIP-richtlijn.
– Inrichting en voorzieningen (= faciliteiten)
Bijvoorbeeld de indeling van de sterilisatieruimte en de aanwezigheid van handsfree kranen.
– Waarborgen en aantoonbaar maken (= organisatie)
Bijvoorbeeld het vastleggen van interne afspraken en instructies.
Praktijkdocumentatie
In dit artikel wordt ingegaan op de organisatorische maatregelen. Een praktijk heeft vaak al vele maatregelen genomen. Echter, het ontbreekt veelal aan een overzichtelijke structuur van alle documentatie en een tandarts kan vaak niet inschatten of hij of zij volledig is geweest. Het is dan ook aan te raden om alle protocollen, instructies, etc. goed te ordenen. Dit geeft rust en overzicht en daarmee kan gemakkelijk ingeschat worden of aan alle IGJ eisen wordt voldaan. Hieronder geef ik een overzicht en tevens checklist weer, wat een handig hulpmiddel is voor tandartsen die nog stoeien met het orde krijgen van zijn of haar papierwerk.
Daarbij wil ik wel opmerken, dat de uiteindelijke invulling gedeeltelijk afhankelijk is van de praktijksituatie. Zo vind ik dat een grote groepspraktijk uitgebreidere protocollen moet opstellen dan een solo praktijk. En zal een praktijk waar vele (voorbehouden) handelingen worden gedelegeerd verder moeten gaan in de vastlegging dan in situaties waar geen handelingen worden gedelegeerd.
Checklist
Ik adviseer toe te werken naar de volgende structuur.
1. Protocollen
A. Hygiëne protocollen
Deze bevatten de vertaling van de WIP-richtlijn naar de specifieke afspraken in de praktijk. Hiervoor kunnen de hoofdstukken uit de WIP-richtlijn als leidraad dienen, bijvoorbeeld aangevuld met:
– Aftekenlijst voor dagelijks opstarten en afsluiten
– Werkinstructies voor bediening van de thermodesinfector, autoclaaf, etc.
– Schoonmaak plan van de praktijk
B. Behandelprotocollen
Voor alle (risicovolle en gedelegeerde) behandelingen dient een protocol te worden uitgeschreven, waarin de stappen van de behandeling zijn beschreven. Eventueel aangevuld met foto’s van de behandeltray’s en wat allemaal klaar te leggen vooraf.
C. Werkinstructies
Zoals de verzameling handleidingen van alle apparaten in de praktijk met ook uitgewerkt de benodigde (interne) onderhoudswerkzaamheden.
D. Organisatorische protocollen
Indien de praktijkvoering hierom vraagt is het uiteraard goed de afspraken rondom interne, organisatorische processen vast te leggen. Dit is altijd erg toegespitst op de praktijk en op de gebruikte apparatuur. Denk bijvoorbeeld aan de volgende protocollen cq. werkinstructies:
– Gebruik telefooncentrale en inspreken antwoord apparaat
– Inkoop van kleingoed
– Declareren en aanvragen van machtigingen
– Ziekmelden van medewerkers
2. Onderhoud en logging
Binnen deze map worden alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden en metingen bewaard. Voor de volledigheid adviseer ik een onderhoudsagenda (/ jaarplanning) op te stellen, zodat wordt voorkomen dat onderhoudswerkzaamheden worden vergeten. Denk bijvoorbeeld aan het archiveren van de volgende onderhoudsverslagen, metingen en controles
– Onderhoud autoclaaf, units, thermodesinfector, hand- en hoekstukkenreiniger, röntgen, etc.
– Uitgevoerde metingen van de waterkwaliteit, Helix testen en ultrasoon trilbad
– Afgetekende lijsten van de (maandelijkse) voorraadcontrole op de houdbaarheid en dagelijkse opstart- en afsluit aftekenlijsten
M.b.t. de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden adviseer ik je het dental depot altijd om het onderhoudsverslag of -rapport te vragen. In vergelijking met de APK-keuring van uw auto wil je graag weten en naderhand kunnen aantonen waarnaar is gekeken, welke reparaties zijn uitgevoerd, etc. Daarnaast adviseer ik het dental depot te attenderen op het plakken van een nieuwe onderhoudssticker op het apparaat.
3. Personeelsmap
Per medewerker dient informatie te worden verzameld (indien van toepassing) en overzichtelijk gearchiveerd zoals:
– Vaccinatiestatus en titer bepaling Hepatitis B
– Diploma’s
– EHBO / BHV certificaat
– BIG registratie
– Stralingsdeskundigheid certificaat (zowel voor tandartsen als assistenten)
– Certificaat Meldcode Kindermishandeling en Huiselijk Geweld
– Taakdelegatie voorbehouden en niet-voorbehouden handelingen
– Kopie identiteitsbewijs
– Arbeidsovereenkomst of Overeenkomst van opdracht
– Loonbelastingformulier
– Bewijs deelname aan klachtenregeling
– Informatie in het kader van de vergewisplicht (vanuit de WKKGZ)
4. Veiligheid en kwaliteit
In het kader van de veiligheid en kwaliteit in de praktijk zijn worden er aanvullende eisen gesteld aan praktijken. Onder andere ingegeven door de nieuwe Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen in de Zorg (WKKGZ). Iedere praktijk dient te beschikken over de volgende documentatie:
– Uitgevoerde (update) RI&E (vanuit de arbeidsomstandigheden wet)
– Veiligheidsinformatiebladen en een Register Gevaarlijke stoffen
– Klachten- en incidenten registratie
– Procedure voor het Veilig Incidenten Melden (VIM)
– Procedure rondom Meldcode Kindermishandeling en Huiselijk Geweld
– Calamiteit- en ontruimingsplan
5. AVG
In mei 2018 gaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in, waarmee de regels rond de bescherming van persoonsgegevens worden aangescherpt. De verordening eist dat praktijken organisatorische en technische maatregelen moeten hebben genomen om aan deze regels te voldoen. Om aantoonbaar aan de AVG te voldoen dient de praktijk over de volgende documentatie te beschikken:
– Privacy statement (gericht op patiënten en medewerkers)
– Intern privacy beleid
– Ingevuld register van verwerkingsactiviteiten
– Ondertekende verwerkersovereenkomsten
– Protocol voor het melden van datalekken en een register van datalekken
6. KEW-dossier
Het KEW-dossier bevat alle documenten die betrekking hebben op de röntgenapparatuur en de uitvoering van de stralingshandelingen (het maken van de röntgenopnamen). Het KEW-dossier hoeft niet in een portal geplaatst te zijn; het mag ook op papier of digitaal in de praktijk aanwezig zijn.
Per 6 februari 2018 is de regelgeving op het gebied van stralingsbescherming veranderd. Dit houdt de volgende veranderingen in voor praktijken:
– In het nieuwe besluit is een registratieplicht opgenomen voor röntgentoestellen. Deze vervangt de meldingsplicht uit het oude besluit. De registratie verloopt via de website van de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS). Alle toestellen, dus ook de reeds gemelde röntgentoestellen, dienen (opnieuw) te worden geregistreerd. Hierbij geldt een overgangstermijn van twee jaar: de nieuwe registratie moet voor 6 februari 2020 zijn aangevraagd.
– Alle Conebeam CT toestellen zijn vanaf 6 februari 2018 vergunningplichtig. Voorheen gold dat alleen voor toestellen met een hoogspanning boven 100 kiloVolt, maar per 6 februari 2018 moet dus voor Conebeam CT toestellen een vergunning worden aangevraagd. Dit geldt ook voor de toestellen die onder het oude besluit zijn gemeld.
– Bij de prestatietesten dient nu ook de lekstraling gemeten te worden en dat de organisatie die kwaliteitscontroles en onderhoud uitvoert daarvoor een vergunning moet hebben.
– Tandartsen en medewerkers die met röntgenapparatuur werken moeten minimaal eens in de vijf jaar aan bij- of nascholing doen. Bewijzen van de gevolgde nascholing moeten worden gedocumenteerd in het KEW-dossier.
Gebruikers van een Conebeam CT toestel zijn verplicht de opleiding TMS voor tandheelkunde (Conebeam CT) te volgen (de vroegere 4A/m opleiding). Waarschijnlijk komt er een verplichte driejaarlijkse nascholing. Voor verwijzende tandartsen komt er een beperkt scholing.
– In het patiëntendossier van de patiënt (en/of in de verslagbrief) moet de reden (rechtvaardiging) van de opname opgenomen worden. Daarnaast moeten de diagnostische bevindingen, inclusief de relevante toevalsbevindingen, vermeld worden en wie de opname heeft gemaakt.
Het KEW dossier bevat:
- Certificaat dat de deskundigheid van de Toezichthoudend Medewerker Stralingsbescherming (TMS) aangeeft; deze deskundigheid heeft in de loop der jaren verschillende namen gehad, waarvan de stralingsdeskundigheid niveau 5A/m de bekendste is;
- In geval van gebruik van een Cone Beam CT toestel: het certificaat dat aangeeft dat de verantwoordelijk TMS specifiek op deze stralingstoepassing in de tandheelkunde geschoold is;
- De namen van de behandelend tandartsen die medische verantwoordelijkheid dragen voor radiologische verrichtingen (ANVS verordening artikel 4.1);
- Bewijzen van de gevolgde nascholing in de radiologie en stralingsbescherming van alle personen die zich met stralingshandelingen in de praktijk bezighouden (dus ook assistentes die röntgenfoto’s maken (BbS artikel 5.14 en toelichting));
- Registratie BIG-register;
- Naam rechtspersoon, verantwoordelijke stralingsbeschermingsdeskundige en TMS;
- De plaats waar de stralingshandelingen worden verricht (het praktijkadres);
- Aanwijzing tandarts(en) – TMS door ondernemer;
- Omschrijving taken en verantwoordelijkheden TMS;
- Overzicht van de in gebruik zijnde röntgentoestellen met hun karakteristieken;
- Kopie van de registratie van de röntgentoestel(len) of de vergunning;
- Stralingsrisicoanalyse (met daarin de aard en omvang van de stralingshandeling en de beoordeling van de risico’s);
- Uittreksel Kamer van Koophandel;
- Overzicht organisatorische maatregelen voor dosisreductie, indien van toepassing;
- Instructies en werkprotocollen;
- Verklaring van de leverancier van het röntgentoestel dat dit aan de wettelijke eisen voldoet bij oplevering; gegevens van de acceptatietest;
- Overzicht van de jaarlijkse controle op de doeltreffendheid en het juiste gebruik van beveiligingsmiddelen en technieken;
- Uitkomsten prestatietests (periodieke controle van het röntgentoestel (elektrisch, mechanisch en stralingshygiënisch)) inclusief de naam van degene die de meting heeft verricht, de datum en het gebruikte meetinstrument;
- Overzicht van eventueel gepleegd onderhoud aan de röntgentoestellen.
Bovenstaande informatie over het KEW-dossier is afkomstig uit het artikel op dental INFO.
Bekijk deze video binnen de Dental Management Toolkit met verdere uitleg voor het opstellen van een eigen praktijkhandboek.
